Kontakt Kategorien

Eigene Kategorien anlegen und Kontakte gezielt gruppieren – zum Beispiel nach Kunde, Lieferant, Sportler oder Trainer. So behaltet Ihr auch bei einer großen Kontaktliste jederzeit den Überblick.

Wozu dienen Kontakt Kategorien?

Kontakt Kategorien helfen Euch, Eure Kontakte sinnvoll zu ordnen. Statt alle Personen und Firmen in einer langen, unsortierten Liste zu verwalten, könnt Ihr jedem Kontakt eine oder mehrere Kategorien zuweisen – ähnlich wie Etiketten auf einem Aktenordner. Das erleichtert das spätere Suchen und Filtern erheblich.

Beispiele für sinnvolle Kategorien: Kunde, Lieferant, Sportler, Trainer, Firma, Mitglied oder Sponsor. Ihr könnt jederzeit neue Kategorien hinzufügen, bestehende umbenennen oder nicht mehr benötigte löschen.

Die Übersicht – alle Kategorien auf einen Blick

Navigiert im spooorts Manager zu Kontakte und wählt dort den Unterpunkt Kontakt Kategorien. Ihr seht eine Tabelle mit zwei Spalten: Kategorie (der Name) und Beschreibung (ein optionaler Erläuterungstext). Jede Zeile steht für eine vorhandene Kategorie.

Screenshot der Kontakt-Kategorien-Seite mit nummerierten Markierungen
Übersicht der Kontakt Kategorien

Alle Bedienelemente im Detail

Markierung ① – Suchfeld
Das Textfeld oben links trägt die Beschriftung Suche. Tippt hier einen Suchbegriff ein, um die Liste der Kategorien zu filtern. Nützlich, wenn Ihr viele Kategorien angelegt habt und schnell eine bestimmte finden möchtet. Das Suchfeld reagiert bereits während der Eingabe – Ihr müsst nicht erst die Eingabetaste drücken.
Markierung ② – Suchen-Schaltfläche
Das Lupensymbol rechts neben dem Suchfeld startet die Suche manuell, falls Ihr zunächst den vollständigen Suchbegriff eintippen und dann bestätigen möchtet. Ein Klick darauf zeigt sofort nur noch die passenden Kategorien an.
Markierung ③ – Neue Kategorie anlegen
Das Plus-Symbol (+) öffnet ein Formular, in dem Ihr eine neue Kategorie erstellen könnt. Gebt dort mindestens einen Namen ein – eine Beschreibung ist optional, aber empfehlenswert, damit alle Nutzenden im Team verstehen, wofür die Kategorie gedacht ist. Bestätigt mit Speichern, um die Kategorie der Liste hinzuzufügen.
Markierung ④ – Spalten sortieren
Die kleinen Pfeile (↑↓) neben den Spaltenüberschriften Kategorie und Beschreibung ermöglichen es, die Liste alphabetisch zu sortieren. Ein Klick auf den Pfeil neben Kategorie sortiert die Kategorien von A nach Z; ein weiterer Klick kehrt die Reihenfolge um (Z nach A). Gleiches gilt für die Spalte Beschreibung. So findet Ihr auch bei langen Listen schnell, was Ihr sucht.
Markierung ⑤ – Kategorie bearbeiten
Das Stift-Symbol am rechten Rand jeder Zeile öffnet die Bearbeitungsansicht für genau diese Kategorie. Dort könnt Ihr den Namen und die Beschreibung ändern. Speichert die Änderungen anschließend mit einem Klick auf Speichern. Die Änderung wirkt sich sofort auf alle Kontakte aus, denen diese Kategorie bereits zugewiesen ist – der neue Name erscheint überall automatisch.
Markierung ⑥ – Kategorie löschen
Das Mülleimer-Symbol neben dem Stift-Symbol entfernt eine Kategorie dauerhaft. Vor dem endgültigen Löschen erscheint eine Sicherheitsabfrage, damit Ihr nicht versehentlich etwas entfernt. Beachtet: Wenn eine Kategorie gelöscht wird, verlieren alle Kontakte, denen diese Kategorie zugewiesen war, diesen Eintrag. Die Kontakte selbst bleiben jedoch erhalten.
Markierung ⑦ – Seitennavigation
Unterhalb der Kategorieliste befindet sich die Seitennavigation. Hier seht Ihr, auf welcher Seite Ihr Euch gerade befindet und wie viele Seiten es insgesamt gibt – zum Beispiel 1 von 1. Mit den Pfeil-Schaltflächen (|◀ ◀ ▶ ▶|) könnt Ihr zur ersten Seite, zur vorherigen, zur nächsten oder direkt zur letzten Seite springen. Die Navigation erscheint automatisch, sobald die Liste mehr Einträge enthält, als auf eine Seite passen.

Schritt für Schritt: Neue Kategorie anlegen

So erstellt Ihr eine neue Kontakt Kategorie:

  1. Klickt auf das Plus-Symbol (Markierung ③) oben rechts über der Tabelle.
  2. Es öffnet sich ein Formular. Gebt im Feld Kategorie einen aussagekräftigen Namen ein, z. B. Sponsor oder Vereinsmitglied.
  3. Optional: Tragt im Feld Beschreibung eine kurze Erklärung ein, damit alle im Team wissen, wann diese Kategorie verwendet werden soll.
  4. Klickt auf Speichern. Die neue Kategorie erscheint sofort in der Liste und steht bei allen Kontakten zur Auswahl bereit.
Tipp   Legt Kategorien möglichst bevor an, bevor Ihr viele Kontakte importiert oder manuell erfasst. So könnt Ihr die Zuordnung direkt beim Anlegen eines Kontakts vornehmen und spart spätere Nacharbeit.

Kategorie einem Kontakt zuweisen

Eine Kategorie wird nicht direkt in dieser Übersicht einem Kontakt zugewiesen, sondern in der Detailansicht des jeweiligen Kontakts. Öffnet dazu den gewünschten Kontakt, sucht das Feld Kategorie und wählt dort eine oder mehrere der angelegten Kategorien aus. Bestätigt mit Speichern.

Wichtig   Erst wenn eine Kategorie hier in der Übersicht angelegt ist, erscheint sie in der Kontakt-Detailansicht zur Auswahl. Legt daher zunächst alle benötigten Kategorien an, bevor Ihr Kontakte bearbeitet.